Hinweisgebersystem

Verstöße vertraulich melden

 

Integrität und Rechtstreue sind Grundlage unserer Arbeit. Wer Hinweise auf Verstöße in unserem Unternehmen hat, kann sie uns vertraulich melden. Wir haben dieses Hinweisgebersystem freiwillig eingerichtet, in Anlehnung an das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG).

 

WER KANN MELDEN?

 

Alle, die beruflich mit uns zu tun haben: Mitarbeitende, ehemalige Mitarbeitende, Bewerberinnen und Bewerber, freie Mitarbeitende, Lieferanten, Kunden, Dienstleister und deren Beschäftigte.

 

WAS KANN GEMELDET WERDEN?

 

Hinweise auf mögliche Verstöße gegen Gesetze oder ernsthafte Missstände in Zusammenhang mit unserem Unternehmen, zum Beispiel:

• Korruption, Betrug, Untreue oder Diebstahl

• Verstöße gegen Arbeitsschutz oder Gesundheitsschutz

• Mängel bei Produktsicherheit und CE-Konformität

• Verstöße gegen Umweltvorschriften

• Verstöße gegen Datenschutz oder IT-Sicherheit

• Verstöße gegen Exportkontrolle, Sanktionen oder Embargos

• Absprachen mit Wettbewerbern (Kartellrecht)

• Diskriminierung oder Belästigung

• Menschenrechtsverstöße in unserer Lieferkette

Für Reklamationen, Serviceanfragen oder allgemeine Fragen nutzen Sie bitte unsere Kontaktseite.

 

SO MELDEN SIE

 

Per E-Mail: hinweis@zeilhofer-handhabung.de. Auf dieses Postfach hat ausschließlich die Meldestelle Zugriff.

 

Per Post: Zeilhofer Handhabungstechnik GmbH & Co. KG, Meldestelle – Vertraulich, Konrad-Zuse-Straße 7, 83607 Holzkirchen. Briefe mit diesem Vermerk werden ungeöffnet an die Meldestelle weitergegeben.

 

Persönlich oder telefonisch: Auf Wunsch vereinbaren wir ein Gespräch. Schreiben Sie dazu kurz an die oben genannte E-Mail-Adresse oder per Post.

 

Anonym: Sie können auch ohne Namen melden, etwa per Brief ohne Absender oder über eine E-Mail-Adresse, die keinen Rückschluss auf Sie zulässt. Anonyme Hinweise bearbeiten wir ebenfalls. Rückfragen sind dann allerdings nur möglich, wenn Sie uns einen Kontaktweg nennen.

 

WAS IHRE MELDUNG ENTHALTEN SOLLTE

 

• Was ist passiert?

• Wann und wo ist es passiert?

• Wer war beteiligt?

• Woher wissen Sie davon, und gibt es Unterlagen oder Zeugen?

Bitte melden Sie nur, was Sie nach bestem Wissen für zutreffend halten. Vermutungen dürfen Sie als solche kennzeichnen.

 

WER BEARBEITET IHRE MELDUNG?

 

Die Meldestelle ist Julian Zeilhofer, Geschäftsführer. Er bearbeitet jede Meldung persönlich und vertraulich.

 

Betrifft Ihr Hinweis die Geschäftsführung selbst, wenden Sie sich bitte an die externe Meldestelle des Bundes (siehe unten).

 

ABLAUF UND FRISTEN

 

1. Sie erhalten innerhalb von 7 Tagen eine Eingangsbestätigung.

2. Wir prüfen den Hinweis und klären den Sachverhalt.

3. Spätestens 3 Monate nach der Eingangsbestätigung erhalten Sie eine Rückmeldung zu den ergriffenen oder geplanten Maßnahmen, soweit dadurch keine Ermittlungen oder Rechte anderer beeinträchtigt werden.

 

VERTRAULICHKEIT UND SCHUTZ

 

Ihre Identität und die Identität aller in der Meldung genannten Personen behandeln wir vertraulich. Sie wird nur weitergegeben, wenn Sie zustimmen oder wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind, etwa gegenüber Behörden.

 

Wer in gutem Glauben einen Hinweis gibt, hat keine Nachteile zu befürchten. Benachteiligungen wegen einer Meldung dulden wir nicht. Wissentlich falsche Meldungen sind dagegen nicht geschützt.

 

EXTERNE MELDESTELLEN

 

Sie können sich jederzeit auch direkt an eine externe Meldestelle wenden. Zuständig ist in der Regel die externe Meldestelle des Bundes:

 

Bundesamt für Justiz – Externe Meldestelle des Bundes

53094 Bonn

Telefon: +49 228 99 410-6644

E-Mail: hinweisgeberstelle@bfj.bund.de

Website: www.bundesjustizamt.de

 

Für bestimmte Themen sind das Bundeskartellamt (Kartellrecht) und die BaFin (Finanzdienstleistungen) zuständig.

 

DOWNLOADS

 

Verfahrensordnung Hinweisgebersystem (PDF herunterladen)

 

DATENSCHUTZ

 

Verantwortlich ist die Zeilhofer Handhabungstechnik GmbH & Co. KG, Konrad-Zuse-Straße 7, 83607 Holzkirchen. Unseren externen Datenschutzbeauftragten erreichen Sie über consulting@proliance.ai.

 

Wir verarbeiten die Angaben Ihrer Meldung (gegebenenfalls Name und Kontaktdaten, Sachverhalt, genannte Personen), um Hinweise zu prüfen, Folgemaßnahmen zu ergreifen und Hinweisgebende sowie Betroffene zu schützen. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Aufdeckung und Verhinderung von Rechtsverstößen), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit gesetzliche Pflichten bestehen, und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit Sie freiwillig Ihren Namen angeben.

 

Zugriff hat ausschließlich die Meldestelle. Soweit für die Aufklärung erforderlich, geben wir Daten an zur Verschwiegenheit verpflichtete Berater sowie bei gesetzlicher Pflicht an Behörden und Gerichte weiter. Das E-Mail-Postfach wird bei einem IT-Dienstleister als Auftragsverarbeiter betrieben. Die Dokumentation einer Meldung löschen wir 3 Jahre nach Abschluss des Verfahrens, sofern sie nicht für ein laufendes Verfahren länger benötigt wird.

 

In einer Meldung genannte Personen informieren wir, sobald dies die Aufklärung nicht mehr gefährdet (Art. 14 Abs. 5 lit. b DSGVO, § 29 Abs. 1 BDSG); die Identität der hinweisgebenden Person geben wir dabei nicht preis. Ihnen stehen die Rechte aus Art. 15 bis 21 DSGVO zu, soweit keine gesetzlichen Ausnahmen greifen, etwa zum Schutz der Vertraulichkeit anderer Personen. Sie können sich beim Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach, beschweren. Weitere Informationen finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

 

Stand: November 2026